ทำไมการเขียนอีเมลธุรกิจจึงจำเป็นกับการติดต่องาน?

คนไทยชอบการสื่อสารแบบกระชับ ง่าย และรวดเร็ว ไม่ต้องมีขั้นตอนวุ่นวาย ยิ่งในเรื่องธุรกิจสมัยใหม่ ถ้าต้องเลือกระหว่างการส่งอีเมลกับการส่งข้อความแชทให้ลูกค้า รับรองว่าคนส่วนใหญ่เลือกอย่างหลังทันที แบบไม่คิดมากเลย

แต่การสื่อสารแบบง่ายๆ ก็ใช่ว่าจะเหมาะสมกับทุกสถานการณ์เสมอไป โดยเฉพาะเมื่อต้องติดต่อธุรกิจการงานกับต่างประเทศ

อีเมลกับการทำงาน

อีเมลก็เป็นช่องทางสื่อสารที่มีมานาน ถึงแม้ความเป็นทางการและกฎเกณฑ์นั่นนี่จะเยอะอยู่ไม่น้อย แต่ก็ยังเป็นช่องทางที่นิยมใช้อยู่ทั่วโลก

อีเมลฉบับแรกของโลก เกิดขึ้นในปี พ.ศ. 2514 (ค.ศ. 1971) โดยผู้ที่ส่งอีเมลฉบับแรกคือ เรย์ ทอมลินสัน (Ray Tomlinson) ซึ่งเป็นวิศวกรคอมพิวเตอร์ชาวอเมริกัน และเป็นบุคคลสำคัญที่พัฒนาและริเริ่มระบบอีเมลในยุคแรกเริ่ม

ข้อความที่ส่งในอีเมลฉบับแรกก็เป็นข้อความที่ไม่มีความหมายชัดเจน เช่น “QWERTYUIOP” หรือข้อความอื่นๆ ที่เป็นการทดลองส่งเพื่อทดสอบระบบ

แต่ในปัจจจุบัน การใช้อีเมลกลายเป็นช่องทางหลักสำหรับการติดต่อธุรกิจและงานราชการที่ใช้กันทั่วโลก และภาษาที่ใช้กับอีเมลก็มักมีความทางการค่อนข้างสูงด้วย

สำหรับผู้ที่จำเป็นต้องติดต่อธุระการงานกับต่างชาติหรือบริษัทข้ามชาติ หลายคนอาจกำลังสงสัยว่า ในยุคที่อีคอมเมิร์ซ (E-Commerce) ครอบคลุมไปทั่วโลกแล้ว เราสามารถส่งข้อความแชทง่ายๆ เพื่อติดต่องาน (แบบไทยๆ) ได้ไหม? หรือควรใช้อีเมลแบบสากลดีกว่า?

อีเมลยังจำเป็นสำหรับธุรกิจและการทำงานไหม?

จากสถิติเมื่อไม่นานนี้ การค้าขายบนอินเตอร์เน็ต (โดยเฉพาะทางโซเชียลมีเดีย) ของคนไทยยังฮิตเป็นอันดับต้นๆ ของโลก จนบริษัทต่างชาติผู้พัฒนาระบบยังต้องเดินทางมาดูงานและเก็บข้อมูลพฤติกรรมของคนไทยอย่างใกล้ชิด

สิ่งนี้ทำให้พฤติกรรมออนไลน์และการส่งข้อความแชทบนโซเชียลมีเดียของคนไทยยิ่งได้รับความนิยมสูงกว่าการติดต่อกันทางอีเมลไปด้วย

ทำธุรกิจกับคนไทย

ปัจจุบัน ธุรกิจส่วนใหญ่ในเมืองไทยเกิดขึ้นบนโซเชียลมีเดีย (มากกว่าบนเว็บไซต์) การถาม-ตอบแบบสั้นๆ มักคุยกันหน้าโพสต์ ถ้าอยากถามยาว ก็เข้าแชททางข้อความ นอกจากนี้ ยังสะดวกสำหรับการส่งสติกเกอร์และอีโมจิแสดงความรู้สึก (ช่วยชีวิตเมื่อหมดมุก) การส่งแชทจึงเป็นที่นิยมกว่าอีเมล

การโอนเงิน-เช็คหลักฐาน การร้องเรียน การรีวิวหรือวิจารณ์สินค้าและบริการ ก็สามารถทำได้สะดวกบนหน้าโพสต์หรือในข้อความแชท แม้แต่การโอนเงินทำบุญยังส่งสลิปยืนยันกันได้ทางหน้าโพสต์ ทุกอย่างจึงเกิดขึ้นและจบกระบวนการได้บนโซเชียลมีเดีย

ถ้าสังเกตพฤติกรรมผู้บริโภคของไทยแล้ว ด้วยเหตุผลความสะดวกในการใช้งาน ด้วยวัฒนธรรมและพื้นฐานสังคมที่ใกล้เคียงกัน การทำงานธรุกิจในระดับเล็กจึงสามารถใช้ช่องทางสื่อสารผ่านโซเชียลมีเดียได้ไม่ยาก

ทำธุรกิจกับชาวต่างชาติ

แต่ถ้าเป็นลูกค้าหรือคู่ค้าต่างชาติล่ะ? การคิดและการตัดสินใจของเขาย่อมไม่เหมือนคนไทย แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะต้องแตกต่างโดยสิ้นเชิง ยังมีปัจจัยอีกหลายอย่างประกอบด้วย

แนวปฏิบัติของแต่ละบริษัท
ลักษณะนิสัยเฉพาะบุคคล

สำหรับชาวเอเชียในภูมิภาคเดียวกัน พฤติกรรมก็มักใกล้เคียงคนไทย แต่สำหรับชาวยุโรปหรืออเมริกา การติดต่องานยังอิงความเป็นทางการ และความเป็นมืออาชีพอยู่มากค่ะ

การค้าขายแบบ E-commerce ยังสามารถแยกได้เป็นสองช่องทาง คือบนเว็บไซต์หลัก และทางโซเชียลมีเดีย ดังนั้นการทำธุรกิจและติดต่องานด้วยการแชทกับคนกลุ่มนี้จึงสามารถทำได้เหมือนกัน แต่อย่างไรก็ตาม ความเชื่อใจและความรับผิดชอบยังเป็นสิ่งสำคัญ เพราะฉะนั้นการใช้อีเมลยืนยันข้อมูลสำคัญต่างๆ รวมทั้งหลักฐานการเงินด้วยจึงจำเป็นแน่นอนค่ะ

การติดต่อธุระแบบทางการ การเจรจาธุรกิจสำคัญ หรือการปิดการซื้อขายในวงเงินสูง ควรใช้อีเมลเพื่อสร้างความเชื่อถือ และใช้เก็บหลักฐานต่างๆ ค่ะ
อ. ผึ้ง อารดา

ข้อดีของการใช้อีเมลกับธุรกิจการทำงาน

ไม่ใช่เฉพาะการทำธุรกิจหรือติดต่องานกับชาวต่างชาติที่ควรสื่อสารด้วยการเขียนอีเมล จริงๆ แล้วอีเมลยังสามารถใช้ได้ในสถานการณ์อื่นๆ ด้วย เช่น

สอบถามข้อมูล
แจ้งข่าวสาร อัพเดทเรื่องทั่วไป
พูดคุยเรื่องทั่วไป ทักทาย สานสัมพันธ์กับลูกค้า

การทักทายและสานสัมพันธ์กับลูกค้าทางโซเชียลมีเดียเป็นเรื่องสะดวกก็จริง แต่ อ. ผึ้ง ก็คอนเฟิร์มตรงนี้เลยว่าการสื่อสารด้วยอีเมลยังมีข้อดีอยู่มาก และอาจถึงขั้น “จำเป็น” ในบางสถานการณ์ด้วย มาดูกันค่ะว่าทำไมเราควรใช้อีเมลเป็นตัวช่วยสื่อสารเมื่อทำธุรกิจ

บันทึกหลักฐาน

ถ้าต้องการหลักฐานแบบลายลักษณ์อักษร ข้อความอ้างอิงจากอีเมลน่าเชื่อถือกว่าการคุยทางโทรศัพท์ หรือการแชททางโซเชียลมีเดีย

มีความเป็นทางการ

อีเมลธุรกิจถูกออกแบบมาให้มีความเป็นทางการสูงกว่าการแชทบนโซเชียลมีเดีย ซึ่งเหมาะสำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น การติดต่อกับลูกค้า ผู้บริหาร หรือพันธมิตรทางธุรกิจ การเขียนอีเมลต้องใช้ภาษาที่สุภาพและเป็นระเบียบ จึงช่วยสร้างความประทับใจและเพิ่มความน่าเชื่อถือ

เหมาะกับเรื่องซับซ้อน

อีเมลสามารถรองรับการเขียนเนื้อหาที่ยาวและซับซ้อนได้ดีกว่าการส่งแชท โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความจะหายหรือถูกมองข้าม เหมาะกับการสื่อสารเรื่องซับซ้อน เช่น การอธิบายกระบวนการ การแนบเอกสาร และการนำเสนอข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก

จัดลำดับความสำคัญได้

เราเลือกเก็บอีเมลสำคัญ และลบทิ้งอีเมลขยะ หรืออีเมลสแปมได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเปิดอ่าน อีเมลช่วยให้สามารถเก็บข้อมูลและการสื่อสารต่าง ๆ ไว้อย่างมีระบบระเบียบ สามารถค้นหาข้อความหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ง่ายเมื่อจำเป็น อีเมลยังมีฟีเจอร์จัดกลุ่ม จัดลำดับความสำคัญ และติดตามงานที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ

ยืดหยุ่นเรื่องเวลา

การเขียนอีเมลไม่ต้องการการตอบสนองทันทีเหมือนการแชท ทำให้เหมาะสมกับการสื่อสารที่ต้องใช้เวลาในการพิจารณาหรือตรวจสอบก่อนตอบกลับ

ติดตามผลและอ้างอิงได้

การใช้อีเมลช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงาน และสามารถแนบลิงก์หรือเอกสารเพื่อการดำเนินงานได้สะดวก ผู้รับสามารถตอบกลับอย่างละเอียดหรือส่งต่อข้อมูลที่สำคัญไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ง่าย

ภาพลักษณ์องค์กร

ข้อนี้สำคัญค่ะ การใช้อีเมลแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กร การใช้ที่อยู่อีเมลที่มีโดเมนองค์กร (เช่น name@company.com) ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถืออีกด้วย

การส่งข้อความแชท

แน่นอนว่าการแชทเป็นวิธีการสื่อสารที่สามารถส่งข้อความและรับการตอบกลับได้แทบจะทันที เหมาะสำหรับการติดต่อที่เร่งด่วนหรือการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ไม่ต้องรอเปิดอีเมลหรือเขียนข้อความที่เป็นทางการมากเกินไป

สามารถพูดคุยแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยลดความคลุมเครือหรือข้อผิดพลาดในการสื่อสาร การแชทช่วยลดความตึงเครียดและเพิ่มความเป็นกันเองในการสื่อสาร โดยเฉพาะในกลุ่มทีมงานภายในองค์กร

การแชทไม่ต้องเขียนข้อความยาว ๆ เหมือนอีเมล สามารถพิมพ์ข้อความสั้น กระชับ และตรงประเด็นได้ แต่ก็สะท้อนข้อจำกัดด้วยว่า การแชทเหมาะกับการติดต่องานที่ไม่ต้องการความเป็นทางการมาก

สรุปแล้วอีเมลหรือแชทดีกว่า?

สิ่งที่ต้องพิจารณาคือ วัตถุประสงค์หลักของการติดต่อธุรกิจและงานนั้นๆ เราให้ความสำคัญกับอะไรมากกว่า ความรวดเร็วและเป็นกันเอง หรือความเป็นมือโปรดูน่าเชื่อถือ

สำหรับนักธุรกิจมือใหม่ หรือแม้แต่คนทำงานบริษัทและองค์กรที่กำลังจะเริ่มติดต่อลูกค้าต่างประเทศ ลองประเมินตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้ค่ะ

วิสัยทัศน์ (visions) ของธุรกิจเราคืออะไร
เป้าหมายระยะยาว (long-term goal) ของเราคืออะไร
พฤติกรรมลูกค้า (customer behaviours) ส่วนใหญ่ของเราเป็นแบบไหน

สรุปคือ ไม่ว่าจะผ่านไปกี่ปี อีเมลก็ยังเป็นช่องทางสื่อสารที่เหมาะกับธุรกิจที่เน้นความเป็นมืออาชีพ และต้องการเสริมภาพลักษณ์บริษัท

แน่นอนค่ะว่า การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษยังต้องมีรูปแบบ รายละเอียด และธรรมเนียมอีกหลายอย่าง เช่น การเลือกใช้ไวยกรณ์ การเลือกคำศัพท์ และการเลือกระดับภาษาให้ถูกต้อง ใครอยากสำเร็จในธุรกิจต้องหมั่นศึกษาเทคนิคเหล่านี้ควบคู่ไปด้วย

อยากรู้เคล็ดลับดีๆ เรื่องการเขียนภาษาอังกฤษ และอยากสื่อสารธุรกิจให้เก่ง ติดตามอ่านบทความต่อๆ ไปของ อ. ผึ้ง กับ Alphamax Learning ได้ที่นี่ค่ะ

บทความมีลิขสิทธิ์ ขอบคุณที่ไม่คัดลอก หรือดัดแปลงเพื่อนำไปเผยแพร่ต่อก่อนได้รับอนุญาต